Jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy? 

Odpowiednie przygotowanie do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy pozwoli na szybką i skuteczną realizację procesu. Warto pamiętać, że kontrola PIP bazuje przede wszystkim na weryfikacji konkretnych dokumentów w wersji papierowej oraz elektronicznej. Zarówno inspektorom, jak i pracodawcom zależy na sprawnym przeprowadzeniu określonych czynności. 

Kto podlega kontroli PIP? 

Zgodnie z przepisami PIP kontroluje:  

• pracodawców, tzn. podmioty zatrudniające pracowników,  

• przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników, ale na ich rzecz wykonywane są prace przez osoby fizyczne.  

Najczęściej kontrola odbywa się w siedzibie podmiotu, jednostkach podległych czy miejscu przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Warto jednak pamiętać, że prawo dopuszcza realizację kontroli również w siedzibach jednostek PIP. 

Czy PIP musi uprzedzić o kontroli?  

Przepisy wskazują, że inspektorzy pracy nie mają obowiązku informowania podmiotu kontrolowanego o terminie rozpoczęcia procedury, a mogą to zrobić o każdej porze dnia i nocy. W niektórych przypadkach inspektorzy decydują się jednak na poinformowanie o planowanej wizycie - zazwyczaj telefonicznie albo mailowo, co ułatwia przeprowadzenie kontroli. Duże znaczenie ma jednak cel planowanego postępowania. Wcześniejsze poinformowanie sprawia, że pracodawca ma nieco więcej czasu na skompletowanie i uporządkowanie dokumentacji, która będzie wykorzystana przez inspektora. Umożliwia również przygotowanie pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem technicznym. Dodatkowo pracodawca zyskuje czas na upewnienie się, czy każde stanowisko pracy spełnia wymagania określone w przepisach. Dobra praktyka to także zapoznanie się z ustawą o Państwowej Inspekcji Pracy, w której wymienione są prawa i obowiązki pracodawcy, a także inspektora pracy.  

Co sprawdza inspektor pracy? 

Kontrola to postępowanie, w trakcie którego inspektor weryfikuje wszystkie kwestie związane z sytuacją prawną osób zatrudnionych. Pod uwagę brane są takie aspekty jak bezpieczeństwo i higiena pracy, legalność zatrudnienia, czas pracy czy wynagrodzenia oraz pozostałe świadczenia wynikających ze stosunku pracy.  

W praktyce podczas kontroli PIP inspektor weryfikuje dokumenty związane z zagadnieniami takimi jak m.in.:  

• terminowość badań profilaktycznych i szkoleń bhp,  

• ocena ryzyka zawodowego,  

• wyposażenie w środki ochrony indywidualnej,  

• praca w godzinach nadliczbowych, 

• budowa, przebudowa lub modernizacja oraz uruchomienie zakładu pracy, 

• plany i rysunki techniczne, dokumentacja techniczna i technologiczna.  

Warto pamiętać, że PIP uwzględnia nie tylko pracowników wykonujących obowiązki w ramach umowy o pracę, ale również na innej podstawie prawnej, np. umów cywilnoprawnych.